Referat bestyrelsesmøde den 8. januar 2020

Dagsorden for: bestyrelsen for Å-Center Syds Venner
Mødedato: den 8. januar 2020
Mødetid: 16.00 - 18.00
Mødested: Langeragerparken, Skjern
Deltagere: Preben Holm, Dorthe Gammelgaard Jensen, Kirsten Christiansen, Bo Trelborg, Erik Nielsen, Birgitte Bollerup, Paw Nielsen og Elsebeth Vestergaard
Afbud: Bo Trelborg

Indholdsfortegnelse:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Opsamling efter dialig med Å-Center Syds ledelse
3. Drøftelse af årshjul 2020
4. Planlægning af generalforsamling den 4. marts 2020
5. Strategi for rekruttering af flere frivillige
6. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
7. Evt.
8. Punkter til næste møde
9. Huskeliste/to do liste

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
Ingen bemærkninger

2. Opsamling efter dialog med Å-Center Syds ledelse den 13. november 2019
Der ønskes en opsamling fra mødet med ledelsen samt drøftelse af punkter til næste drøftelse med ledelsen, som bliver den 27. januar 2020.
Referat og beslutning
Preben siger tak for 2019 og tak for nytårshilsen fra ledelsen i Å-Center Syd.


Det er vigtigt med møderne mellem ledelsen i forhold til gensidig orientering. Hvis vi skal lykkedes, skal vi gøre det sammen.

Vi vil med ledelsen gerne drøfte, hvordan vi lykkedes med rekruttering af frivillige. Er det et godt kendskab til Å-Center Syd, konkrete opgaver? Skal vi lave en video om Å-Center Syd og om det at være frivillig i Å-Center Syd.
Vi skal også være opmærksomme på. at nogle helst vil være firvillige i nærmiljøet og til konkrete opgaver på det enkelte bosted og aktivitetssted.

3. Drøftelse af årshjul for 2020
Til næste møde medÅ-Center Syds ledelse( den 27. januar 2020) udarbejder Charlotte et forlag til de arrangementer i 2020, de ønsker hjælp til, og fremsender det til Preben, så vi på mødet får fastlagt årshjul for 2020.

Forud for næste fællesmøde ønskes en drøftelse af forslag til aktiviteter i 2020.

Preben har forslag om banko Karl - drøftes med ledelsen.
Preben ringer og hører, om Banko Karl overhovedet er interesseret i et samarbejde med denne målgruppe.

Er der interesse fra at deltage i Danmark Dejligst 2020?

4. Planlægning af generalforsamling den 4. marts 2020
Som aftalt på forrige møde, skal dette bestyrelsesmøde primært omhandle planlægning af generalforsamling. Som inspiration ved hæftetes materiale fra sidste år, samt oversigt over, hvem der er på valg.

Referat og beslutning
Preben har spurgt Hans Laurids, om han igen vil være dirigent. Tilmelding var sidste kun pr. mail, hvor der i referatet var ønske om, at man også kan tilmelde sig telefonisk eller en lille slip i bunden af invitationen, der kan afleveres på ens arbejdsplads eller til ens bostøtte.
Kirsten sørger for invitation og annonce i avis - tilmelding 14 dage før.

Hit med sangen - DG laver et oplæg og sender til Elsebeth til sparring.

Mad - Preben spørger Charlotte, om Me-Tri igen vil stå for maden, og om de vil finde en ansvarlig i forhold til planlægning og vejledning i, hvad bestyrelsen og et par friviliige skal hjælpe med før og efter generalforsamlingen (opstilling af stole/borde, service, oprydning, opvask m.m.)

DG - der er 4-5 gymnaster, der gerne vil vise lidt gymnastik mens All Stars spiller. Birgitte spørger All Stars, om de vil være med, at der laves gymnastik samtidig med at de spiller.
Preben laver en beretning.
Kirsten laver regnskab
På valg (bestyrelsen består af 7 medlemmer)
Preben - er på valg og genopstiller
Bo - er på valg og genopstiller
Paw - Birgitte underøger, hvem der kan spørge Paw. Der vælges mindst 2
Dorthe - er på valg og genopstiller
Suppleant er på valg hver. DG spørger Bente Jessen, om hun vil genopstille.
Medarbejderrepræsentanten vælges ikke, men findes blandt ansatte i Å-Center Syd. Birgitte har spurgt ledelsen om man er interesseret i, at hun forsætter et år mere.
Materiale til afstemning  - kugelpenne, sedler, krukke. Birgitte skriver til Aliné (Å-Center Syd kuglepenne og sedler)

5. Strategi for rekruttering af flere frivillig
Referat og beslutning
På næste møde med ledelsen, vil vi modtage deres ønsker til. hvad de ønsker hjælp til. Med afsæt i dette, vil vi prøve at lave en plan for rekruttering af flere frivillige.

6. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Preben har fundet mulighed for at søge midler fra Velux Fonden - se vedhæftet link
Referat og beslutning
Afvanding ved bålhytten igangsat. Ønske om vi kan sponsorere en grussti/handicapvenligt. Bestyrelsen siger ja. Erik sætter det i gang.
Ophæng til bådene. Bo taler med Pia igen i forhold til, om grønt hold kan hjælpe.

7. Evt.

8. Punkter til næste møde

9. Huskeliste/to do liste
Preben - arbejde videre vedr. forsikring af frivillige (i samarbejde med kommunens frivilligkonsulent og Frivillig Vest.
Preben - arbejde videre med aktivitets- og sansehaven
Erik og Bo - vedr. bålhus, spørge om "grønt hold" kan male det. Arbejde videre i forhold til lys, toiletter og ophæng til kanoer.
Preben og Erik - indkalde Solgården til møde vedr. fremtidigt samarbejde.
Birgitte og Dorthe - planlægge kaffearrangement for frivillige.
Dorthe - kontakte Å-Center Syds ledelse mhp. dato og tilkendegivelse af afvikling af aktivitetsdag 2020. Planlægge dato med Husflidsefterskolen til første planlægningsmøde.
Dorthe - Spørge Bente Jessen om hun vil genopstille
Birgitte - Spørge All Stars om de vil optræde til generalforsamlingen.

Mødedatoer forår 2020:
Onsdag den 8. januar 2020 (primær planlægning af generalforsamling)
Mandag den 27. januar 2020 inkl. ledelsen
Onsdag den 19. februar 2020
Onsdag den 18. marts 2020
Onsdag den 22. april 2020
Onsdag den 27. maj 2020

Andre vigtige datoer i 2020:
Generalforsamling - onsdag den 4. marts 2020 (All Stars)
Aktivitetsdag - onsdag den 29. april 2020
Stauning Jazz Festival
Løvfaldsmarch
Danmark Dejligst - 22. august 2020 i Tarm?
Julestue
Juleafslutning